Con los avances que está brindando la DIAN con el salto generacional a la factura electrónica está diseñando una herramienta para muchos contribuyentes que servirá para la minimización de errores.
Al emitir facturas se pueden cometer errores. Ya sea que nosotros mismos nos demos cuenta o que nuestros clientes nos lo hagan saber al recibir los documentos, la forma de corregirlos es cancelando la factura existente y emitiendo una factura nueva.
Al hacerlo tanto tu proveedor tecnológico o el software de la DIAN hacen el resto, la factura queda anulada y puedes continuar con tu contabilidad habitual.
Ahora bien, aquí te decimos algunos puntos que pueden ayudarte para que evites dichas sanciones siendo emisor o receptor:
Emisores:
1.-Si emiten facturas erróneamente.
Si te encuentras en este caso y el receptor no se haya dado cuenta del error pero tú sí, es importante que le notifiques por escrito la equivocación y que canceles la factura de inmediato, a fin de emitir una nueva factura. Si no lo haces podrías ser acreedor a una multa que va del 1% del valor de la transacción registrada que no exceda los 950 UVT y si incumples con los plazos podría llegar a hacerlo de los 15,000 UVT.
2.-Revisa bien los datos fiscales que se emiten.
Esto puede ayudar ya que si revisamos a detalle tus facturas podrás reducir al mínimo los errores
3.-Evita tener una descripción deficiente del servicio
Esto puede perjudicar ya que si no tienes bien definido el servicio que estás ofreciendo pueden tomarlo como una mala práctica y puede hacer que pidan una cancelación tus clientes
4.-Un desglose inapropiado de los pagos
Puedes tener un desglose inapropiado del iva y las retenciones que estas cobrando, al hacer esto puede que tu factura no tenga una buena práctica y sobre todo presentación para que pueda ser deducible
Receptores:
1.- Revisar el documento que recibes
Lo primero que debes hacer como receptor es revisar el documento que acabas de recibir. Si encuentras alguna falla, notifica al emisor, de preferencia, todo siempre por escrito para que tengas una evidencia que tu solicitaste la rectificación, por si tienes alguna auditoría tendrás las pruebas que la solicitaste
2.- Asegurate que la factura se cancele
Ya que el emisor podría únicamente emitir una factura nueva más no cancelar la anterior.
3.- En todos los casos, la comunicación entre emisor y receptor es fundamental para resolver de la mejor forma cualquier clase de error y evitar una multa o cualquier otro problema.
